Prawna strona zakładania spółdzielni socjalnej nie jest taka prosta. Warto się do tego zadania dobrze przygotować. Pewne terminy, dokumenty, ścieżki muszą zostać najpierw „oswojone”i poznane, a potem dopracowane, ponieważ taka ustawowa rzeczywistość prawna będzie codziennością spółdzielców.
O tym, jak od strony formalnej wygląda powoływanie spółdzielni socjalnej mówi LILIANA OSZYWA, doradca kluczowy Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej w Zielonej Górze.
1.Grupa założycielska
Spółdzielnię socjalną osób fizycznych tworzy 5-10 osób (chyba że spółdzielnia powstaje z przekształcenia spółdzielni inwalidów lub niewidomych).
Należy pamiętać o ustawowych proporcjach w liczbie członków założycieli – co najmniej 50 proc. musi pochodzić z grupy osób wskazanych w art. 4 ust. 1 ustawy o spółdzielniach socjalnych. Osoby te muszą posiadać zaświadczenia potwierdzające ich status (np. z PUP, OPS).
Spółdzielnię socjalną osób prawnych powołują 2 osoby prawne – organizacje pozarządowe, jednostki samorządu terytorialnego, kościelne osoby prawne.’
2. Statut
Statut jest „konstytucją” spółdzielni. Określa cele i zasady funkcjonowania spółdzielni, reguluje wszystkie najważniejsze kwestie.
Niezbędne elementy statutu to:
– nazwa zawierająca określenie „spółdzielnia socjalna”,
– przedmiot działalności – określenie działań wykonywanych w ramach działalności gospodarczej (zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności czyli PKD), warto wpisać więcej branż i rodzajów działalności, nawet jeśli nie wszystkie zostaną uruchomione od razu,
– informacja, że spółdzielnia działa na rzecz reintegracji społecznej i zawodowej swoich członków,
– siedziba – wystarczy podać miejscowość,
– teren działania – obszar, na którym spółdzielcy będą mają zamiar sprzedawać towary czy usługi (gmina, województwo, cały kraj),
– czas trwania o ile spółdzielnia będzie założona na czas określony,
– prawa, obowiązki oraz zasady przyjmowania, odwoływania, wykreślania czy wykluczania członków spółdzielni socjalnej,
– zasady wyboru, odwoływania oraz kompetencje władz spółdzielni socjalnej,
– zasady wprowadzania zmian w statucie – decyzje o zmianie podejmuje walne zgromadzenie członków,
– sposób podziału, połączenia się i likwidacji spółdzielni socjalnej,
– zasady podziału nadwyżki bilansowej oraz pokrycia strat, wysokość wpisowego, wysokość i ilość udziałów, które członek zobowiązany jest zadeklarować, terminy wnoszenia i zwrotu oraz skutki niewniesienia udziału w terminie,
– możliwość wnoszenia wkładu – tyrp i sposób, zasady wyceny.
Osoby powołujące spółdzielnię powinny znać i dobrze rozumieć treść statutu, mieć „przegadane” jego założenia. Podczas zebrania założycielskiego statut podpisują wszyscy członkowie założyciele spółdzielni socjalnej.
3. Zebranie założycielskie
Główne cele zebrania założycielskiego to: powołanie spółdzielni, wybór zarządu oraz przyjęcie statutu. Spotkanie prowadzi przewodniczący zgodnie z określonym porządkiem obrad. Sekretarz sporządza z niego protokół, czyli pisemne sprawozdanie, które zawiera opis tego, co wydarzyło się podczas zebrania: streszczenie przebiegu dyskusji, wniosków, informacje o podjętych uchwałach, sposobach głosowania, ilość oddanych głosów za lub przeciw. Pod protokołem i przyjętymi uchwałami podpisują się przewodniczący i sekretarz zebrania.
Przykładowy przebieg zebrania:
- Przedstawienie porządku obrad i uczestników (podpisanie listy obecności).
- Wybór przewodniczącego i sekretarza, w głosowaniu jawnym.
- Podjęcie uchwały o powołaniu spółdzielni socjalnej.
- Dyskusja nad statutem, zgłaszanie uwagi i zatwierdzenie ewentualnych poprawek.
- Podjęcie uchwały o przyjęciu statutu.
- Wybór Komisji Skrutacyjnej (liczy głosy w glosowaniach tajnych).
- Zgłoszenie kandydatów i wybór w zarządu w głosowaniu tajnym.
- Ewentualnie: zgłoszenie kandydatów i wybór rady nadzorczej (podjęcie uchwały). Nie jest to koniecznie w spółdzielniach liczących mnie niż 15 członków.
- Wolne wnioski.
- Zamknięcie zebrania.
Dokumenty, które należy skompletować po zebraniu założycielskim:
– lista członków założycieli z oryginalnymi podpisami wszystkich osób (imię, nazwisko, adres, PESEL lub NIP, własnoręczny podpis),
– protokół z zebrania podpisany przez przewodniczącego i sekretarza,
– uchwały: o powołaniu spółdzielni socjalnej, o przyjęciu statutu, o wyborze władz.
– oświadczenia osób kandydujących do zarządu o wyrażeniu zgody na kandydowanie i przyjęcie funkcji,
– jednolity tekst statutu podpisany przez przewodniczącego i sekretarza,
– zaświadczenia potwierdzające, że każda z osób zakładających spółdzielnię socjalną mieści się w katalogu osób wymienionych w art. 4 ust. 1 ustawy o spółdzielniach socjalnych.
Zaświadczenia te należy skompletować wcześniej, ponieważ po zebraniu jest 7 dni na zarejestrowanie spółdzielni, czyli wysłanie dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego.
Dokumenty te należy przygotować w dwóch oryginałach. Jeden komplet zostanie wysłany do KRS, a drugi zostanie w dokumentach spółdzielni.
4. Rejestracja spółdzielni socjalnej
Spółdzielnię socjalną rejestruje się w oddziale KRS właściwym ze względu na siedzibę. Za rejestrację odpowiedzialny jest zarząd.
Formularze wniosku o rejestrację najlepiej pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). Muszą zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu spółdzielni socjalnej. Są to: KRS-W5, KRS-WK, KRS-WM. Do formularzy należy dołączyć wymienione wcześniej dokumenty z zebrania założycielskiego, przy czym statut musi zostać złożony w dwóch oryginalnych egzemplarzach, a pozostałe dokumenty w jednym oryginalnym egzemplarzu.
Rejestracja spółdzielni socjalnej jest zwolniona z opłat w KRS.
Na rozpatrzenie wniosku sąd ma 14 dni od daty wpłynięcia wniosku, w praktyce jest to około 30 dni. Warto skontaktować się telefonicznie z pracownikami sądu i dopytać o to, czy wniosek jest kompletny, czy sąd ma co do niego uwagi. Wtedy można już szykować poprawki, zamiast czekać na informacje, które zawsze przesyłane są listem poleconym. Skróci to czas oczekiwania na rejestrację.
Sąd przesyła informacje o zarejestrowaniu spółdzielni listem poleconym. Informacje te są dostępne również w internetowej bazie danych (https://ems.ms.gov.pl). Dokument ten jest podstawową informacją o spółdzielni socjalnej. Jest niezbędny przy kolejnych krokach: uzyskaniu numeru NIP, REGON, założeniu konta bankowego.
Sąd rejestrowy może odmówić zarejestrowania spółdzielni jeśli uzna, że np. statut jest niezgodny z obowiązującym prawem lub niepoprawnie wypełniono formularze rejestracyjne. Wszelkie braki możemy uzupełnić w ciągu 7 dni od otrzymania postanowienia sądu o odrzuceniu wniosku o rejestrację spółdzielni.
5. Inne ważne instytucje
Mając w ręku dokument potwierdzający rejestrację spółdzielni socjalnej, musimy odwiedzić jeszcze kilka instytucji:
– Główny Urząd Statystyczny aby uzyskać numer REGON,
– Urząd Skarbowy aby uzyskać NIP,
– wybrany bank, żeby otworzyć konto,
– Urząd Skarbowy żeby złożyć NIP 8 aktualizacyjny z podaniem numeru konta,
– Zakład Ubezpieczeń Społecznych, gdzie zgłosić należy spółdzielnię jako płatnika składek w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika.
Musimy również wyrobić pieczątkę firmową.
6. Podpowiedzi związane z codzienną pracą
Najlepiej do codziennej, bieżącej pracy zatrudnić doświadczoną księgową, która poprowadzi sprawy kadrowe, związane z zatrudnianiem pracowników i finansowe spółdzielni.
Informacja dla księgowej: Dochody spółdzielni wydatkowane na społeczną i zawodową reintegracje członków są w części niezaliczonej do kosztów uzyskania przychodów – zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych.
Każda nowo powstała spółdzielnia powinna zapisać się do Krajowej Rady Spółdzielczej i Związku Rewizyjnego Spółdzielni.
Zarząd spółdzielni podpisuje z pracownikami spółdzielcze umowy o pracę, to, kto podpisuje takie umowy z zarządem musi być opisane w statucie (najczęściej są to powołani przez zarząd pełnomocnicy).
Spółdzielczej umowy o pracę nie można rozwiązać, dopóki dany pracownik jest zarazem członkiem spółdzielni (jest tak w spółdzielniach osób fizycznych). Należy najpierw skreślić go z listy członków, co w statucie zazwyczaj zastrzeżone jest dla walnego zgromadzenia. W statucie jest opisana procedura skreślania, wykluczania członków spółdzielni.
Jednak należy pamiętać, że spółdzielnia zawsze musi liczyć min. 5 członków. Dlatego podczas walnego zgromadzenia należy najpierw przyjąć nowego członka, a potem skreślić tego, który chce odejść.
Spółdzielnia osób prawnych ma pół roku na zatrudnienie pracowników spełniających kryteria wymienione w ustawie, a po rezygnacji któregoś z nich ma miesiąc na zatrudnienie kolejnego. W spółdzielni osób prawnych pracownik nie jest jednocześnie członkiem spółdzielni, więc nie ma wpływu na podejmowane decyzje.
W spółdzielni osób fizycznych „zwykły” członek ponosi odpowiedzialność materialną do wysokości włożonych wkładów, natomiast zarząd odpowiada za zobowiązania spółdzielni całym swoim majątkiem. Przy czym ich głos jest tak samo ważny.
Najważniejszym organem jest walne zgromadzenie członków. Musi ono odbyć się co najmniej raz w roku, gdyż przyjmuje obowiązkowe sprawozdanie i udziela zarządowi absolutorium.
Zawiadomienie o walnym musi być wysłane na piśmie do członków, do Związku Rewizyjnego Spółdzielni oraz do Krajowej Rady Spółdzielczej na nie mniej niż 14 dni przed terminem zgromadzenia.
Bieżącą pracą spółdzielni kieruje zarząd, który uchwałami przyjmuje regulaminy wewnętrze, np. dotyczące polityki rachunkowości, wynagradzania pracowników, funkcjonowania spółdzielni. Również zarząd raz w roku do 30 czerwca ma obowiązek przegotować sprawozdanie z działalności spółdzielni, zawierające informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółdzielni, opisuje również najważniejsze swoje działania i przedstawia plany rozwojowe. Walne zgromadzenie zatwierdza to sprawozdanie. Uchwałę o zatwierdzeniu, sprawozdanie, oraz uchwałę o podziale nadwyżki finansowej i pokryciu strat należy przesłać do Urzędu Skarbowego w ciągu 10 dni od podjęcia uchwały oraz do KRS w ciągu 15 dni od daty podjęcia uchwały.
Najważniejsze akty prawne, które powinien poznać każdy spółdzielca:
- Ustawa z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych
- Ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze
- Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r.
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
Cały miesięcznik do pobrania: PressES _10-ebook-1.pdf Pobierz