Program współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi to jeden z obowiązkowych dokumentów planistycznych, jaki musi przyjąć każdy samorząd. Różne są drogi powstawania i konsultowania programów. Warto potraktować to zadanie poważnie. O tym, jak przygotować dobry, oparty na rzeczywistych potrzebach program współpracy, piszą w obszernej publikacji „Plan faktycznej współpracy” eksperci z Kujawsko-Pomorskiej Federacji Organizacji Pozarządowych.
Publikacja ta to wynik spotkań i dyskusji oraz działalności zespołu eksperckiego w obszarze konsultacji społecznych programów współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi. Na podstawie rocznej wspólnej pracy zespołu powstały propozycje co i jak zmienić w programach współpracy, a dokładniej co ulepszyć w procesie ich powstawania i konsultowania. Poniżej, za zgodą autorów, prezentujemy najważniejsze wnioski i rekomendacje, które na pewno będą pomocne przy konsultowaniu zapisów programów. Poznać je powinni zarówno urzędnicy, jak i społecznicy. I program stworzyć wspólnie.
Przy tworzeniu programu warto pamiętać o pięciu podstawowych zasadach dotyczących tworzenia programów współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi, opracowanych przez Departament Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej we współpracy z Radą Działalności Pożytku Publicznego:
- Program współpracy dotyczy organizacji pozarządowych w ogóle, a nie wyłącznie organizacji pożytku publicznego.
- Program współpracy ma charakter obligatoryjny.
- Formalnie program współpracy ma charakter roczny ale powinien być tworzony z perspektywą współpracy wieloletniej.
- Sam proces budowania programu powinien być efektem współpracy dwóch podmiotów: właściwej jednostki samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych działających na jej obszarze.
- Program współpracy dotyczyć powinien różnorodnych form współpracy a nie jedynie zlecania zadań.
Uzasadnienie w programie współpracy – niewymagane, ale bardzo przydatne
Oprócz obowiązkowych elementów, program współpracy może zawierać również te, których prawo nie nakazuje wprost. jeśli chcemy, aby program był rzeczywistym planem rzeczywistej współpracy, konieczne jest przynajmniej minimalne uzasadnienia dla celów, działań i rozwiązań przyjętych w dokumencie.
Uzasadnienie powinno ono opisywać stan rozwoju sektora pozarządowego w konkretnej społeczności, stan współpracy międzysektorowej, ale także wyraźnie akcentować, że wypracowane w programie rozwiązania pochodzą z konsultacji społecznych i są wspólnie przygotowane przez samorząd i organizacje, stanowią ich wspólny plan działań na najbliższy rok.
W programach współpracy, w których dotąd nie było zamieszczane uzasadnienie nie warto od razu tworzyć szerokiej analizy. Wspólne diagnozowanie problemów i potrzeb, w tym tych dotyczących współpracy międzysektorowej i rozwoju organizacji pozarządowych powinno stać się elementem współpracy pozafinansowej administracji lokalnej i III sektora w kolejnych latach.
Program współpracy nie działa „w próżni”. Jest jednym z wielu dokumentów planistycznych obowiązujących w samorządzie. Nie powinien jednak składać się z elementów diagnoz i analiz przeniesionych z tych dokumentów.
Uwzględnienie w uzasadnieniu programu współpracy informacji o obszarach aktywności lokalnych organizacji oraz o liczbie korzystających z ich oferty mieszkańców wskazuje kto jest bezpośrednim, a kto pośrednim odbiorcą programu.
Opis dotychczasowej współpracy na linii samorząd-organizacje będzie informacją o stabilności tej współpracy.
Natomiast wyliczenie nowych rozwiązań pojawiających się w programie akcentuje jej rozwój i dynamikę.
Elementem uzasadnienia winny być także wszystkie wspólne plany samorządu i organizacji, w tym te wypracowane w procesie konsultacyjnym.
Uzasadnienie, które łączyć się będzie z celami szczegółowymi programu pozwoli w przyszłości stwierdzić czy cele te zostały osiągnięte.
Najlepszym sposobem poznania informacji o potrzebach, pomysłach i marzeniach mieszkańców i organizacji jest rozmowa. To właśnie w rozmowie tworzy się pojęcie dobra wspólnego. Zapewnienie możliwości spotkania i dyskursu jest fundamentalne dla tworzenia programu współpracy, w tym jego uzasadnienia.
Ocena realizacji programu współpracy – pomijane zadanie samorządu i organizacji
Jeśli potraktujemy program współpracy jako rzeczywisty plan pracy na nadchodzący rok, to nie można zaniedbać wyliczenia planowanych wyników tego planu. Przygotowując program powinniśmy jasno określić co chcemy dzięki niemu wypracować, a później, po roku realizacji, sumiennie zweryfikować, czy udało się osiągnąć założenia.
Program stanowi plan wszystkich wspólnych działań samorządu i organizacji pozarządowych w danym roku, dlatego pracę tą należy koniecznie podsumować i ocenić.
Część programu współpracy dotycząca „sposobu oceny realizacji programu” posłużyć może do wskazania efektów, które spodziewamy się osiągnąć dzięki realizacji programu. Opisywać będzie wynik rocznych starań i dążeń we współpracy międzysektorowej.
Konstruując w programie współpracy sposób oceny jego realizacji warto zastosować kilka prostych, ale funkcjonalnych rozwiązań:
- Powiązać zaplanowane w programie współpracy cele szczegółowe ze wskaźnikami tak, aby po roku realizacji wskaźniki pokazywały, co faktycznie zostało zrealizowane.
- Za pomocą wskaźników opisać również elementy współpracy pozafinansowej. Współpraca niefinansowa jest często niedoceniana, a jest tak samo ważnym elementem programu jak współpraca finansowa.
- Każdemu wskaźnikowi przypisać jego oczekiwaną wartość (tzw. wartość docelową), którą chcemy osiągnąć.
Wiele efektów programu da się opisać za pomocą liczb.
- Wskazać wartości wskaźników w wariancie „porównawczym”, tj. za rok bieżący oraz za lata poprzednie. Dzięki temu możliwa będzie analiza skali prowadzonej współpracy, ukazanie tendencji zmian oraz wnioskowanie na ich podstawie.
- Poszerzyć zakres i sposób przedstawiania efektów programu o wartość dodaną. Działanie to będzie próbą uchwycenia ulotnych, ale ważnych dla współpracy międzysektorowej wartości.
- Wskazywać wartość budżetu programu w wariancie porównawczym do lat poprzednich. To samo podejście warto zastosować wobec wartości wkładu własnego wnoszonego do realizacji zadań publicznych przez organizacje.
Sprawozdania z realizacji programu współpracy są przejrzyste, gdy konstruowane są w odniesieniu do poszczególnych celów programu. W sprawozdaniach, obok danych informujących o nakładach finansowych winny znaleźć się również dane o aktywności organizacji pozarządowych, w tym o wysokości wkładu własnego wnoszonego przez organizacje do projektów.
Konsultacje programów współpracy – obowiązkowe, ale do ożywienia!
Konsultacje społeczne można rozumieć na dwa sposoby. Z jednej strony, konsultacje są narzędziem kontaktu przedstawicieli władzy ze społeczeństwem w celu poznania jego opinii. Z drugiej zaś strony, konsultacje to pewien proces, który został zaplanowany, aby np. w ciągu dwóch miesięcy poznać opinie obywateli i organizacji na temat konkretnego dokumentu (a dokładniej, planowanych w nim rozwiązań). W praktyce nie chodzi tylko o to, aby skonsultować zawartość dokumentu, ale przede wszystkim zachęcać i włączać obywateli do udziału (partycypacji) w podejmowaniu decyzji. Partycypacja obywatelska ma wspomagać, czasami uzupełniać, a czasami zastępować działania administracji publicznej. Wszystko po to, aby zwiększać skuteczność funkcjonowania administracji, w tym efektywność wydatkowania środków publicznych. Konsultowanie okazuje się wyzwaniem zarówno dla organizatorów konsultacji, jak i dla uczestników. Obie strony muszą bowiem nie tylko wierzyć w zasadność konsultacji, ale także przygotować się do konsultacji i zaangażować w wypracowywanie wspólnych ustaleń, traktując głos drugiej strony jako równoważny i oddawany z intencją dążenia do znalezienia jak najlepszego rozwiązania.
Obowiązek wynikający z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dotyczący przeprowadzenia konsultacji społecznych jest bardzo łatwo spełnić. Jednak, aby można było mówić o efektywności konsultacji, o faktycznym włączeniu wszystkich zainteresowanych w przygotowanie dokumentu, jak i o zrozumieniu intencji twórców projektu programu przez organizacje i odwrotnie potrzebne jest prowadzenie konsultacji w sposób znacznie bardziej ambitny niż tylko poprzez stosowaną powszechnie metodę kontaktu mailowego.
W konsultacjach społecznych istnieje wiele barier i utrudnień, które znacznie ograniczają udział w nich organizacji pozarządowych. Natomiast organizacje cechuje duża bierność wobec procesów konsultacyjnych. Zdecydowanie nie należy jednak poprzestawać na wzajemnym wytykaniu błędów. Znakomita większość problemów w konsultacjach jest prosta do zniwelowania, jeżeli obie strony konsultacji chcą realizować prawdziwy dyskurs na temat przedmiotu konsultacji.
Udane, a więc efektywne konsultacje społeczne charakteryzuje kilka zasad: wielość form komunikacji, świadome planowanie, praca etapami, prowadzenie dyskusji, zadawanie pytań oraz tworzenie podsumowań.
Proces konsultacji społecznych programu współpracy to kilka prostych do zorganizowania i niedrogich działań, które należy zrealizować między kwietniem a listopadem każdego roku. W takim procesie uda się uwzględnić wyniki ubiegłorocznego programu, przeprowadzić spotkanie poświęcone diagnozie potrzeb i zebraniu założeń do kolejnego, poddać pierwsze ustalenia pod konsultacje internetowe, wypracować projekt programu w oparciu o zebrane wcześniej założenia, przeprowadzić konsultacje z radą działalności pożytku publicznego i środowiskiem organizacji i przyjąć program uchwałą.
Cały poradnik dostępny jest na stronie: http://federacja-ngo.pl/upload/file/Poradnik_Plan_faktycznej_wspolpracy_09-2014.pdf
Cały miesięcznik do pobrania: PressES _12.pdf Pobierz